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Training representation : PRESENTIEL - 2 JOURS FORMATION ACCUEIL & GESTION ADMINISTRATIVE

PRESENTIEL - 2 JOURS FORMATION ACCUEIL & GESTION ADMINISTRATIVE

In-person training
Accessible
Duration: 14 hours (2 days)
Satisfaction rate :
9,4/10
13 opinions)
Duration:14 hours (2 days)
excluding VAT
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Duration:14 hours (2 days)
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Training created on 10/24/21.Last update on 1/12/24.

Programme version: 1

Training programme

L'objectif de la formation est la maîtrise de l’utilisation de la Gestion Clientèle HEITZ SYSTEM dans toutes les tâches quotidiennes de l’Accueil : Saisie et suivi des ventes et des encaissements, gestion et suivi de la clientèle. L'objectif de la formation est d'être en capacité de gérer administrativement son centre de profit en maitrisant la configuration de l'établissement, des tarifs, du planning ... , la gestion administrative quotidienne des clients, de suivre les ventes, les encaissements, de contrôler les saisies, d’éditer des analyses chiffrées/cartographiées de la clientèle et de communiquer avec ses clients.

Objectives of the training

  • MODULE 1 – VENTES ET ENCAISSEMENTS - ACCES – A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Saisir les données clients. • Saisir tous types de ventes d’accès et encaisser les clients (multi paiements, prélèvements, différés…) • Consulter et mettre à jour les stocks d’articles.
  • MODULE 2 – GESTION COMMERCIALE - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Enregistrer et suivre ses prospects. • Mesurer ses performances commerciales.
  • MODULE 3 – GESTION QUOTIDIENNE – DOSSIERS CLIENTS - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Gérer les opérations de suivi client (résiliations, réabonnements, reports, régularisation d’impayés, éditions de facture…)
  • MODULE 4 – BONS ET CHEQUES CADEAUX - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Vendre des bons cadeaux et des chèques cadeaux. • Valider les retours de bons cadeaux et chèques cadeaux.
  • MODULE 5 – LE PLANNING – LES ACTIVITES - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Inscrire et désinscrire un client à une activité. • Créer une fiche client et vendre via le planning. • Editer et utiliser les statistiques du Planning.
  • MODULE 6 – CLOTURER LA JOURNEE - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Editer sa caisse et la contrôler. • Clôturer manuellement la journée. • Utiliser le Ticketing du service client.
  • MODULE 1 – CONFIGURATION - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Configurer et suivre l’évolution de votre grille tarifaire en autonomie. • Configurer et suivre le planning des activités du centre. • Configurer et suivre les filtres de restrictions en vente et aux passages. • Configurer les accès employés et les données clients.
  • MODULE 2 – LES STATISTIQUES - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • D’extraire et d’éditer tous types de statistiques (Analyse de la base client, de fréquentations, financières…).
  • MODULE 3 – CONTROLER ET CORRIGER LES CAISSES – A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Editer les états de ventes et d’encaissements. • Analyser et comprendre les écarts entre les caisses et les ventes. • Identifier les erreurs et les corriger.
  • MODULE 4 – PROCESS ADMINISTRATIFS – SUIVI DES VENTES & DES PAIEMENTS - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Remiser les chèques et les prélèvements. • Gérer les Impayés • D’opérer les manipulations de suivi administratif client (reports, résiliations, factures…)

Profile of beneficiaries

For whom
  • Tout personnel susceptible de vendre dans un Centre de Fitness utilisant le CRM Heitz System (Hôte(ss)es comme Managers)
  • Managers de Centre Aquatique utilisant le CRM Heitz System.
  • Services administratifs de Centre Aquatique utilisant le CRM Heitz System.
Requirements
  • Aucun pré-requis – Formation tous niveaux.

Training content

  • AVANT DE COMMENCER JOUR 1
    • Présentation de la formation
    • Présentez-vous
    • Vos objectifs
  • MODULE 1 – VENTES ET ENCAISSEMENTS - ACCES
    • La Gestion Clientèle – Présentation.
    • Créer une fiche prospect.
    • Vendre un accès via la fiche client.
    • Archivage des documents.
    • Les messages.
    • Le parrainage et les familles.
    • Vendre et encaisser via la caisse.
    • Gestion des Stocks d’articles en caisse.
  • MODULE 2 – GESTION COMMERCIALE
    • Faire un devis
    • Enregistrer une séance d’essai
    • Gérer ses relances prospects
    • Gérer les contacts Internet
    • Mesurer ses performances commerciales
    • Editer les statistiques utiles pour la conquête
  • MODULE 3 – GESTION QUOTIDIENNE – DOSSIERS CLIENTS
    • Oubli de carte – Enregistrer manuellement le passage d’un client.
    • Anticipation de réabonnement avec séances ou temps restants.
    • Résilier un accès mensuel tacitement reconductible.
    • Changement d’abonnement mensuel.
    • Les reports d’abonnements.
    • Régulariser un impayé client.
    • Editer une facture.
    • Changer un RIB.
    • Retrouver les statistiques automatiques de la journée.
  • MODULE 4 – BONS ET CHEQUES CADEAUX
    • Vendre des Bons et chèques cadeaux.
    • Retours des Bons cadeaux - correspondant à un accès.
    • Retours des Bons cadeaux dans la caisse.
    • Retours des Chèques cadeaux pour l’achat d’un accès.
    • Retours des Chèques cadeaux en caisse.
  • MODULE 5 – LE PLANNING – LES ACTIVITES
    • Fonctionnement du planning.
    • Inscrire et désinscrire un client à une activité planifiée.
    • Planifier une tâche à la demande.
    • Créer une fiche prospect via le planning.
    • Vendre via le planning.
    • Les listes d’attente dans le planning.
    • Les statistiques du Planning.
    • Les informations Payé/Venu.
    • Présentation de l’application mobile client / accès Web
    • La réservation via l’application mobile / accès Web
  • MODULE 6 – CLOTURER LA JOURNEE
    • Clôturer sa journée.
    • o Editer sa caisse et la contrôler.
    • o Identifier les écarts – les erreurs.
    • o Identifier et corriger les erreurs (accès managers).
    • Clôture manuelle (clôture automatique non réalisées) - Lecteurs non détectés.
    • Le Service client : Le Ticketing.
  • CONCLUSION JOUR 1
    • Conclusion de la Formation JOUR 1
    • Validation des acquis final.
    • Vos retours sont précieux.
  • AVANT DE COMMENCER JOUR 2
    • Présentation de la formation
    • Présentez-vous
    • Vos objectifs
  • MODULE 1 – CONFIGURATION
    • Configuration des informations « Etablissement ».
    • Configuration des documents automatiques (contrat, mandat, mails de confirmation…)
    • Configuration de l’affichage caisse.
    • Configuration des employés et des droits employés.
    • Configuration Financière (modes de paiements, TVA)
    • o Configuration des secteurs/groupes/articles.
    • o Configurer un accès.
    • o Configurer un accès avec prélèvement (CDD – CDI).
    • o Configurer un article.
    • o Configurer un accès Ticket code-barre.
    • o Configurer un bon et un chèque cadeau.
    • o Configurer des frais / des packs / des regroupements.
    • Configurer les Filtres (restrictions à la vente, au passage).
    • Configuration clients (champs obligatoires, civilités, villes…)
    • Configuration des paramètres.
    • Configuration du planning des activités.
    • Configurer un planning en série.
    • Suivi des séries du planning.
  • MODULE 2 – LES STATISTIQUES
    • Fonctionnement des Statistiques Générales.
    • Présentation des Statistiques administratives.
    • Présentation du Tableau de bord.
    • Les Statistiques du planning.
    • Les Statistiques de fréquentations.
    • Etat et suivi des Emails et SMS envoyés.
  • MODULE 3 – CONTROLER ET CORRIGER LES CAISSES
    • Contrôler les ventes et les encaissements.
    • Identifier et corriger les erreurs.
    • Edition des états de ventes.
    • Edition des caisses.
    • Suivi des échéances.
    • Lire et comprendre le financier d’une fiche client.
    • Corriger le financier – Modifier, annuler, ajouter.
    • Annuler un accès.
  • MODULE 4– PROCESS ADMINISTRATIFS – SUIVI DES VENTES & DES PAIEMENTS
    • Vérifier et intégrer les chèques différés.
    • Remiser les chèques.
    • Générer les fichiers de prélèvements.
    • Intégrer les fichiers d’impayés dans sa base.
    • Enregistrer manuellement un impayé.
    • Edition des Impayés.
    • Régulariser un impayé client.
    • Changement d’abonnement.
    • Enregistrer un report.
    • Editer une facture.
  • CONCLUSION JOUR 2
    • Conclusion de la Formation.
    • Validation des acquis final.
    • Vos retours sont précieux.
Teaching team

Stéphane, responsable du service Formation, est le formateur historique de notre structure depuis 15 ans. Il a déjà formé des centaines de centres sur les outils Heitz System. Il a dirigé un centre de remise en forme pendant 5 ans et géré pendant 10 ans la partie administrative, financière et commerciale de plusieurs autres centres de fitness. Il effectue régulièrement des missions de consulting et d'audits (organisation, politique commerciale, process...). Stéphanie a occupé des postes clés dans de grandes enseignes de Remise en Forme et Loisirs sportifs (direction d'exploitation et direction commerciale) avant de se spécialiser dans le consulting et la formation. Formatrice depuis 14 ans, elle a accompagné de nombreuses enseignes aussi bien dans la Remise en Forme que la Thalasso, l'Hôtellerie, la Restauration, le Retail et le Service (Go Sport, Lidl, Carglass). Spécialisée dans la formation et l'accompagnement commercial en B to C, elle est également Formatrice sur les outils Heitz System depuis plusieurs années. Pour toute question sur le programme, le suivi et l’organisation de la formation, l’équipe pédagogique est joignable par mail sur formation@heitzsystem.com ou par téléphone au 04 90 33 27 80

Monitoring of implementation and evaluation of results
  • Entretien téléphonique de positionnement - Programme adaptable et personnalisable.
  • Questionnaire de positionnement individuel préformation.
  • Exercices pratiques.
  • Mises en situation en salle.
  • Quiz oral de validation des acquis.
  • Questionnaire à chaud et à froid comprenant une autoévaluation des acquis.
  • Suivi post-formation par mail et/ou téléphone (J+15 et J+30).
Technical and educational resources
  • Chaque stagiaire dispose d’une version du logiciel Heitz System.
  • Salles équipées d’un vidéoprojecteur ou d'un grand écran, d'un paperboard, d'ordinateurs, d'un accès Wifi et de matériels de prise de note.
  • Accès individuel à la plateforme de formation ou l’apprenant émarge en ligne sa présence et accède aux ressources pédagogiques (supports de formation, lien de la version formation du logiciel, règlement intérieur).
  • Chaque étape est expliquée, montrée, puis faite en autonomie par le stagiaire jusqu’à encrage.
  • Etude de cas concrets (base et configuration propre au client).
  • Les exercices et mises en situation sont travaillés en binôme.
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation (l'ensemble des procédures du programme sont détaillées).

Quality and satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants.
Satisfaction rate of learners
9,4/10
13 opinions)

Reception capacity

Between 1 and 10 learners

Access time

6 weeks

Accessibility

Nous sommes à votre écoute si votre situation nécessite des aménagements particuliers. La formation sera adaptée (matériel et méthode pédagogique, supports fournis/projetés, durée, accompagnement). Contact de la référente: Stéphanie DORION - stephanie@heitzsystem.com - 0490332780