MIXTE (Distanciel) - GESTION ADMINISTRATIVE & QUOTIDIENNE
Formation intra entreprise personnalisée - 6h Synchrone et 7h Asynchrone (E-learning)
Formation créée le 03/01/2022. Dernière mise à jour le 12/01/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
L'objectif de la formation est d'être en capacité de gérer administrativement son centre de profit en maitrisant la configuration de l'établissement, des tarifs, du planning ... , la gestion administrative quotidienne des clients, de suivre les ventes, les encaissements, de contrôler les saisies, d’éditer des analyses chiffrées/cartographiées de la clientèle et de communiquer avec ses clients.
Objectifs de la formation
- MODULE 1 - GESTION QUOTIDIENNE - DOSSIERS CLIENTS - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • D’opérer les manipulations de suivi administratif client (reports, résiliations, factures…) • Suivre les procédure d'anonymisation et d'archivage.
- MODULE 2 – CONTROLER ET CORRIGER LES CAISSES – A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Editer les états de ventes et d’encaissements. • Analyser et comprendre les écarts entre les caisses et les ventes. • Identifier les erreurs et les corriger.
- MODULE 3 – PROCESS ADMINISTRATIFS – SUIVI DES VENTES & DES PAIEMENTS - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Remiser les chèques et les prélèvements. • Gérer les Impayés
- MODULE 4 – CONFIGURATION - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • Configurer et suivre la grille tarifaire "Boutique". • Configurer et suivre le planning des activités du centre. • Configurer et suivre les filtres de restrictions horaires.
- MODULE 5 – LES STATISTIQUES - A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : • D’extraire et d’éditer tous types de statistiques (Analyse de la base client, de fréquentations, financières…).
Profil des bénéficiaires
- Managers de Centre utilisant le CRM Heitz System.
- Service administratif de Centre utilisant le CRM Heitz System.
- Aucun prérequis – Formation tous niveaux.
Contenu de la formation
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AVANT DE COMMENCER - Vos premiers pas dans la formation
- Guide de votre plateforme de formation
- Présentation de la formation
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MODULE 1 – CONFIGURATION
- Créer ou Modifier un article "Boutique".
- Configuration du planning des activités.
- Configurer un planning en grille.
- Suivi d'un planning en grille.
- Configurer les Filtres horaires.
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MODULE 2 – GESTION QUOTIDIENNE - DOSSIERS CLIENTS
- Résilier un accès mensuel tacitement reconductible.
- Changement d’abonnement.
- Enregistrer un report.
- RGDP, Anonymiser et Archiver.
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MODULE 3 – CONTROLER ET CORRIGER LES CAISSES
- Contrôler les ventes et les encaissements.
- Identifier et corriger les erreurs.
- Edition des états de ventes.
- Edition des caisses.
- Suivi des échéances.
- Lire et comprendre le financier d’une fiche client.
- Corriger le financier – Modifier, annuler, ajouter.
- Annuler un accès.
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MODULE 4 – PROCESS ADMINISTRATIFS – SUIVI DES VENTES & DES PAIEMENTS
- Vérifier et intégrer les chèques différés.
- Remiser les chèques.
- Générer les fichiers de prélèvements.
- Intégrer les fichiers d’impayés dans sa base.
- Enregistrer manuellement un impayé.
- Edition et suivi des Impayés.
- Régulariser un impayé client.
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MODULE 5 – LES STATISTIQUES
- Fonctionnement des Statistiques Générales.
- Présentation des Statistiques administratives.
- Présentation du Tableau de bord.
- Etat et suivi des Emails et SMS envoyés.
- Les Statistiques du planning.
- Les Statistiques de fréquentations.
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CONCLUSION
- Le Ticketing - Service Technique.
- Conclusion de la Formation.
- Validation des acquis final.
Stéphane, responsable du service Formation, est le formateur historique de notre structure depuis 15 ans. Il a déjà formé des centaines de centres sur les outils Heitz System. Il a dirigé un centre de remise en forme pendant 5 ans et géré pendant 10 ans la partie administrative, financière et commerciale de plusieurs autres centres de fitness. Il effectue régulièrement des missions de consulting et d'audits (organisation, politique commerciale, process...). Stéphanie a occupé des postes clés dans de grandes enseignes de Remise en Forme et Loisirs sportifs (direction d'exploitation et direction commerciale) avant de se spécialiser dans le consulting et la formation. Formatrice depuis 14 ans, elle a accompagné de nombreuses enseignes aussi bien dans la Remise en Forme que la Thalasso, l'Hôtellerie, la Restauration, le Retail et le Service (Go Sport, Lidl, Carglass). Spécialisée dans la formation et l'accompagnement commercial en B to C, elle est également Formatrice sur les outils Heitz System depuis plusieurs années. Pour toute question sur le programme, le suivi et l’organisation de la formation, l’équipe pédagogique est joignable par mail sur formation@heitzsystem.com ou par téléphone au 04 90 33 27 80
- Entretien téléphonique et questionnaire de positionnement - Programme adaptable et personnalisable.
- Questionnaire de positionnement individuel préformation.
- Espace discussion intra-session en ligne pour échanger avec les formateurs en asynchrone.
- Suivi individuel dans l’avancement des modules E-Learning.
- Exercices pratiques en synchrone et asynchrone.
- QCM de validation des acquis asynchrone.
- Quiz oral de validation des acquis.
- Questionnaire à chaud et à froid comprenant une autoévaluation des acquis.
- Suivi post-formation par mail et/ou téléphone (J+15 et J+30).
- Chaque stagiaire dispose d’une version du logiciel Heitz System.
- Accès individuel à la plateforme de formation ou l’apprenant suit sa formation asynchrone, interagit avec le formateur, émarge en ligne sa présence et accède aux ressources pédagogiques (supports de formation, lien de la version formation du logiciel, règlement intérieur).
- Explication et démonstration de chaque manipulation via des vidéos, visionnables à volonté.
- Une fiche récapitulative de chaque manipulation est téléchargeable après visionnage.
- Un espace discussion entre l'apprenant et les formateurs permet de répondre aux questions sur chaque item en asynchrone.
- Chaque manipulation donne lieu à un exercice pratique réalisé par le stagiaire sur sa base ou sur la version formation Heitz.
- Prise en main à distance (via TeamViewer) du/des poste(s) du/des stagiaire(s) pour faciliter l'apprentissage.
- Etude de cas concrets (base et configuration propre au client).