MIXTE (Distanciel) - GESTION ADMINISTRATIVE & QUOTIDIENNE - Centre Aquatique AQUABULLES
Formation intra entreprise personnalisée - 6h Synchrone et 10h Asynchrone (E-learning)
Formation créée le 11/03/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
L'objectif de la formation est d'être en capacité de gérer administrativement son centre de profit en maitrisant la configuration de l'établissement, des tarifs, du planning ... , la gestion administrative quotidienne des clients, de suivre les ventes, les encaissements, de contrôler les saisies, d’éditer des analyses chiffrées/cartographiées de la clientèle et de communiquer avec ses clients.
Objectifs de la formation
- MODULE 1– CONFIGURATION ETABLISSEMENT A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Configurer les paramètres Etablissements / Informations Financières / Informations nécessaires à la communication clients Configurer les accès employés et les données clients
- MODULE 2– CONFIGURATION DE LA GRILLE TARIFAIRE A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Configurer et suivre l’évolution de votre grille tarifaire en autonomie
- MODULE 3– CONFIGURATION DU PLANNING DES ACTIVITES A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Configurer et suivre le planning des activités du centre
- MODULE 4– CONFIGURATION COMPLEMENTAIRES A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Configurer les fonctions complémentaires nécessaires à son fonctionnement en toute autonomie
- MODULE 5 – LES STATISTIQUES A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : D’extraire et d’éditer tous types de statistiques (Analyse de la base client, de fréquentations, financières…)
- MODULE 6 – CONTROLER ET CORRIGER LES CAISSES A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Editer les états de ventes et d’encaissements Analyser et comprendre les écarts entre les caisses et les ventes Identifier les erreurs et les corriger
- MODULE 7 – PROCESS ADMINISTRATIFS – SUIVI DES VENTES & DES PAIEMENTS A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Remiser les chèques et les prélèvements Gérer les Impayés D’opérer les manipulations de suivi administratif client (Avoirs, remboursements, suivi des stocks et des points…)
- MODULE 8 - CONFIGURATION & USAGES DU TEP A l’issu du Module, l’apprenant sera en mesure de : Configurer / Personnaliser les éléments de la configuration TEP Attribuer un programme à un client Personnaliser le programme d'un client Enregistrer des Profils, des Bilans et des Tests clients Suivre l'évolution sportif de ses clients
Profil des bénéficiaires
- Managers de Centre utilisant le CRM Heitz System.
- Service administratif de Centre utilisant le CRM Heitz System.
- Aucun prérequis – Formation tous niveaux.
Contenu de la formation
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AVANT DE COMMENCER - Vos premiers pas dans la formation
- Guide de votre plateforme de formation
- Présentation de la formation
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MODULE 1– CONFIGURATION ETABLISSEMENT
- Configuration des informations "Etablissement" et "Station PC"
- Configuration des Documents automatiques
- Configuration de la Méthode SMS
- Configuration de l'Affichage caisse
- Configuration Financière (Modes de paiements, TVA)
- Configuration des Employés et des Droits employés
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MODULE 2– CONFIGURATION DE LA GRILLE TARIFAIRE
- Configuration des Secteurs/Groupes/Articles
- Configurer un Accès
- Configurer un Article
- Configurer un accès Ticket Code-Barre - QRCode
- Configurer les Bons et les Chèques cadeaux
- Contremarques d'entrées unitaires Ticket Code-Barre - QRCode
- Contremarques - Coupons échangeables contre des Accès
- Configurer des Frais / des Packs / des Regroupements
- Article ou Accès optionnels
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MODULE 3– CONFIGURATION DU PLANNING DES ACTIVITES
- Configuration du planning des activités
- Configurer un planning en Série
- Suivi des séries du planning
- Configurer un planning en Grille
- Suivi d'un planning en Grille
- Pénalités Planning (clients non venus aux réservations)
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MODULE 4– CONFIGURATION COMPLEMENTAIRES
- Configuration clients (Champs obligatoires, civilités, villes…)
- Configuration des Paramètres & Valeurs
- Les Niveaux
- Configurer et activer les Types de Fiches
- Configurer les Filtres (restrictions à la vente, au passage)
- Configurer les Modèles de Cartes - Coupons - Billets
- Configurer et utiliser les points (Moyen de paiement interne)
- Le Parrainage
- Le Prêt d'Objet
- Les Modèles de Devis - Reports - CRM
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MODULE 5 – LES STATISTIQUES
- Fonctionnement des Statistiques Générales
- Les Statistiques Automatiques
- Présentation des Statistiques Administratives
- Présentation du Tableau de bord
- Les Statistiques du planning
- Etat et suivi des emails et SMS envoyés
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MODULE 6 – CONTROLER ET CORRIGER LES CAISSES
- Contrôler les ventes et les encaissements
- Identifier et corriger les erreurs
- Edition des états de ventes
- Edition des caisses
- Suivi des échéances
- Lire et comprendre le financier d’une fiche client
- Corriger le financier – Modifier, annuler, ajouter
- Annuler un accès
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MODULE 4 – PROCESS ADMINISTRATIFS – SUIVI DES VENTES & DES PAIEMENTS
- Vérifier et intégrer les chèques différés.
- Remiser les chèques.
- Contrôles à réaliser avant de générer les fichiers de prélèvements
- Générer les fichiers de prélèvements.
- Corriger les erreurs et les Prélèvements non démarrés
- Intégrer les fichiers d’impayés dans sa base.
- Enregistrer manuellement un impayé.
- Edition et suivi des Impayés.
- Les Avoirs et les Remboursements
- Suivi des Articles (Stocks) & des Points
- RGPD, Anonymiser et Archive
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CONCLUSION
- Conclusion de la Formation.
- Validation des acquis final.
Stéphane, responsable du service Formation, est le formateur historique de notre structure depuis 15 ans. Il a déjà formé des centaines de centres sur les outils Heitz System. Il a dirigé un centre de remise en forme pendant 5 ans et géré pendant 10 ans la partie administrative, financière et commerciale de plusieurs autres centres de fitness. Il effectue régulièrement des missions de consulting et d'audits (organisation, politique commerciale, process...). Stéphanie a occupé des postes clés dans de grandes enseignes de Remise en Forme et Loisirs sportifs (direction d'exploitation et direction commerciale) avant de se spécialiser dans le consulting et la formation. Formatrice depuis 14 ans, elle a accompagné de nombreuses enseignes aussi bien dans la Remise en Forme que la Thalasso, l'Hôtellerie, la Restauration, le Retail et le Service (Go Sport, Lidl, Carglass). Spécialisée dans la formation et l'accompagnement commercial en B to C, elle est également Formatrice sur les outils Heitz System depuis plusieurs années. Pour toute question sur le programme, le suivi et l’organisation de la formation, l’équipe pédagogique est joignable par mail sur formation@heitzsystem.com ou par téléphone au 04 90 33 27 80
- Entretien téléphonique et questionnaire de positionnement - Programme adaptable et personnalisable.
- Questionnaire de positionnement individuel préformation.
- Espace discussion intra-session en ligne pour échanger avec les formateurs en asynchrone.
- Suivi individuel dans l’avancement des modules E-Learning.
- Exercices pratiques en synchrone et asynchrone.
- QCM de validation des acquis asynchrone.
- Quiz oral de validation des acquis.
- Questionnaire à chaud et à froid comprenant une autoévaluation des acquis.
- Suivi post-formation par mail et/ou téléphone (J+15 et J+30).
- Chaque stagiaire dispose d’une version du logiciel Heitz System.
- Accès individuel à la plateforme de formation ou l’apprenant suit sa formation asynchrone, interagit avec le formateur, émarge en ligne sa présence et accède aux ressources pédagogiques (supports de formation, lien de la version formation du logiciel, règlement intérieur).
- Explication et démonstration de chaque manipulation via des vidéos, visionnables à volonté.
- Une fiche récapitulative de chaque manipulation est téléchargeable après visionnage.
- Un espace discussion entre l'apprenant et les formateurs permet de répondre aux questions sur chaque item en asynchrone.
- Chaque manipulation donne lieu à un exercice pratique réalisé par le stagiaire sur sa base ou sur la version formation Heitz.
- Prise en main à distance (via TeamViewer) du/des poste(s) du/des stagiaire(s) pour faciliter l'apprentissage.
- Etude de cas concrets (base et configuration propre au client).